Ứng dụng kế toán và kế toán quản trị vào việc xây dựng và quản trị một doanh nghiệp.

Sai lầm của nhà quản trị ở những Doanh nghiệp nhỏ là không quan tâm tìm hiểu việc xây dựng một hệ thống kế toán bền vững, giúp nhà quản trị thấy được thành quả rõ ràng của việc kinh doanh của Doanh nghiệp. Họ chỉ biết lao vào kinh doanh, tìm kiếm doanh thu và thực hiện doanh thu đó, cuối cùng khi hết một niên độ, họ không biết kết quả là lời hay lỗ với những gì họ bỏ ra. Nếu có, thì  lời là lời bao nhiêu? và lỗ thì lỗ bao nhiêu?.

 

Hiện nay với những Doanh nghiệp có quy mô lớn, có nguồn vốn nước ngoài, (nói chung là có sự quản trị của người nước ngoài). Họ hoạt động ngày càng mạnh. Cụ thể trong nội bộ Doanh nghiệp của họ, luôn phân biệt các phòng ban rõ ràng, mỗi phòng ban là một chức năng, chẳng hạn như: Phòng kế hoạch, phòng kinh doanh và phòng kế toán…

 

Chính sự tách biệt đó, giúp cho nhà quản trị dễ dàng điều phối, giao nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng. Cái kết cuối cùng nhà quản trị muốn hướng đến là họ thấy được cái kết qủa thu được giữa các phòng ban, cái đạt và chưa đạt, để họ đưa ra quyết định, định hướng cho sự hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp trong thời gian kế tiếp (đó chính là quyết định cho dự toán, là đưa ra kế hoạch kinh doanh trong thời gian tương lai).

 

Nhìn thấy được sự khác biệt giữa hai doanh nghiệp: một là doanh nghiệp nhỏ (doanh nghiệp gia đình) hai là doanh nghiệp lớn, có sự quản trị của nước ngoài. Nên mình viết lên quy trình vận dụng kế toán, kế toán quản trị vào xây dựng hệ thống vận hành sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đem đến cái kết quả thu được cuối cùng là giúp nhà quản trị của những Doanh nghiệp nhỏ thấy đươc thành quả của họ và những người đồng hành cùng họ bỏ ra sẽ thu được là gì? Và định hướng giúp họ đưa ra được dự toán chi phí, và kế hoạch kinh doanh trong niên độ tới.(là tương lai).

 

• SƠ LƯỢC

VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ THAY ĐỔI HỆ THỐNG

• RÀ SOÁT LẠI TOÀN BỘ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP Ở 1-2 NĂM TRƯỚC. (Giành cho những Doanh nghiệp đã và đang đi vào hoạt động, nhưng chưa áp dụng kế toán để quản trị)
• KIỂM KÊ LẠI TOÀN BỘ TÀI SẢN – DÒNG TIỀN HIỆN CÓ CỦA DOANH NGHIỆP (nhằm kiểm soát nguồn vốn của Doanh nghiệp)
• ĐƯA RA DỰ TOÁN CHI PHÍ VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG – PHÁT TRIỂN DOANH THU. (Nhằm chuẩn bị dự phòng nguồn tài chính, lên kế hoạch kinh doanh cho tương lai, => đề ra mục tiêu hoàn thành, để khi thực hiện thực tế, cuối cùng là so sánh xem, giữa thực tế và kế hoạch đề ra, Doanh nghiệp có đạt được không? Và nếu đạt được, thì đạt bao nhiêu?, kết quả cuối cùng là thấy được kết quả thu về?.

 

• TIẾN HÀNH ỨNG DỤNG KẾ TOÁN, KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

VÀO XÂY DỰNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

 

• RÀ SOÁT LẠI TOÀN BỘ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP Ở 1-2 NĂM TRƯỚC (năm gần nhất)

Doanh nghiệp rà soát lại tình hình hoạt động của Doanh nghiệp ở 1, 2 năm trước gần nhất, để xem tình hình hoạt động của Doanh nghiệp trong những năm đó như thế nào? Để so sánh quá trình phát triền với hiện tại là như thế nào?

• Các bước cần xem xét lại như sau:
• Xem, tổng hợp lại tình hình thu thực tế của Doanh nghiệp.
• Xem, tổng hợp lại tình hình chi thực tế của Doanh nghiệp, trong đó tách riêng biệt:

+ Chi chính thức cho sản xuất và kinh doanh là bao nhiêu?

+ Chi ngoài sản xuất, kinh doanh là bao nhiêu? (Phát sinh ngoài, tiếp khách, …)

• Xác định lại lợi nhuận thu được là bao nhiêu? Sau một niên độ thực hiện:

Lợi nhuận = Tổng doanh thu – Tổng chi phí

• So sánh kết quả thu được giữa hai năm qua đã thực hiện: (Đây chỉ là thực hiện một phần đơn giản để kiểm soát và so sánh thôi)

Bằng việc lên bảng kết quả kinh doanh của hai năm đó. (kế toán làm)

• Rút ra kết luận

Nhìn từ bảng kết quả kinh doanh. Qua đó nhà quản trị của Doanh nghiệp thấy:

1. Kết quả thu về được là hiệu quả hay không hiệu quả, so với việc, một người, hay nhiều người bỏ công sức vào để thực hiện quá trình này >< với việc một người hay nhiều người không thực hiện quá trình này, mà thực hiện một công việc khác thì kết quả thu về của họ là gì? (So sánh ở khía cạnh doanh thu của cá nhân)

Ví dụ:

Tiến, Anh Tuân, Anh Tuấn năm 2014 đã bỏ công sức vào quá trình hoạt động kinh doanh, ngoài tiền lương được nhận mỗi tháng, thì cuối năm 2014 kết quả được nhận là gì, lợi nhuận có được chia không, và nếu có thì lợi nhuận được chia là bao nhiêu?

Lấy kết quả đó đem đi so sánh xem, nếu không tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh này, mà Tiến, Anh Tuân, Anh Tuấn làm một công việc khác thì kết quả là gi?. Đem hai cái đó so sánh với nhau. Để thấy được cái kết quả lả khả quan hay không khả quan.

 

2. Kết quả thu về là thấy được lợi nhuận của năm sau tăng hơn năm trước, hay ngược lại. Để thấy được hiệu quả và quy mô sản xuất kinh doanh trên thực tế.

 

• KIỂM KÊ LẠI TOÀN BỘ TÀI SẢN – DÒNG TIỀN HIỆN CÓ CỦA DOANH NGHIỆP TẠI NIÊN ĐỘ HIỆN HÀNH
• Sau khi so sánh kết quả thu được của hai năm trước. Tiếp đến là Doanh nghiệp cần kiểm kê lại toàn bộ một hoạt động của Doanh nghiệp ở hiện tại. ( Kiểm soát nguồn vốn bỏ ra, tài sản thu về và dòng tiền hiện tại)

• Rà soát lại toàn bộ đơn hàng, hợp đồng, từ đầu năm tới giờ đã đem lại cho Doanh nghiệp bao nhiêu doanh thu.

Trong đó: - Doanh thu đã thực hiện rồi là bao nhiêu?

• Doanh thu còn lại phải thực hiện là bao nhiêu?
• Rà soát lại toàn bộ chi phí đã bỏ ra trong quá trình thực hiện doanh thu, (Doanh thu đã thực hiện trên).
• Chi phí mua nguyên vật liệu.
• Chi phí lương đã thanh toán cho công nhân, nhân viên.
• Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng.
• Chi phí phát sinh ngoài, như: tiếp khách, …

Sau khi bộ phận kế toán rà soát, và tổng hợp lại toàn bộ chi phí mà Doanh nghiệp đã bỏ qua và cộng trừ chi phí, ra kết quả cuối cùng.

Lúc này nhà quản trị cần, xem xét, dự toán xem với khoản doanh thu chưa thực hiện còn lại? thì Doanh nghiệp cần phải bỏ ra một khoản chi phí là bao nhiêu? Để thực hiện doanh thu đó. (Dựa trên cơ sở dữ liệu tổng hợp của kế toán đã tổng hợp), để nhà quản trị dự toán chi phí tiếp theo:

• Dự toán cho chi phí nguyên vật liệu. (do BP kỷ thuật định mức và định giá vật liệu)
• Dự toán cho lương phải thanh toán cho công nhân và nhân viên.
• Dự toán cho chi phí phát sinh thêm, bên ngoài, …

Nhà quản trị ra được dự toán, Tổng hợp chi phí là bao nhiêu?. Lúc này cái mà Doanh nghiệp cần hướng đến là Lợi nhuận, (Lợi nhuận dự toán) thu về là bao nhiêu? nếu như thực hiện hết toàn bộ Doanh thu trên.

             Tổng doanh thu                =          Doanh thu đã thực hiện + Doanh thu chưa thực hiện

             Tổng chi phí                     =          Chi phí đã bỏ ra + Chi phí dự toán.

             Lợi nhuận dự toán           =          Tổng doanh thu – Tổng chi phí

(Tạm gọi là bảng kế hoạch để thực hiện quá trình sản xuất và kinh doanh)

• Sau khi đã có bảng kế hoạch trên, bước cuối cùng mà nhà quản trị cần làm trong bước rà soát lại toàn bộ tài sản cũng như nguồn vốn đã bỏ ra là:
• Xem lại khoản nợ còn phải thu là bao nhiêu? và trong bao nhiêu ngày sẽ thu được tất cả?
• Xem lại khoản nợ cần phải thanh toán là bao nhiêu? và trong bao nhiêu ngày để thanh toán khoản nợ đó?
• Xem lại nguồn tiền mặt tại quỹ, (kể cả tài khoản ngân hàng) là bao nhiêu?

Công việc này, nhằm mục đích tổng hợp xem nguồn tài chính đủ để Doanh nghiệp thực hiện dự toán chi phí trên không? Dự trữ nguồn tài chính để thực hiện một quá trình thực hiện doanh thu? Và cũng để xem vòng quay của dòng tiền là ngắn hay dài? (có nghĩa là thời gian bao lâu thì dòng tiền: Chi ra và thu về).

• Giả sử, nguồn tài chính của Doanh nghiệp đủ để thực hiện quá trình thực hiện doanh thu, cũng như thực hiện kế hoạch đề ra.(một vòng quay của dòng tiền).
• Lúc này, việc cần làm của nhà quản trị là, giao nhiệm vụ thực hiện cho từng người (từng bộ phận), chẳng hạn như:

• Ai là người (hay bộ phận nào) trực tiếp theo dõi quá trình sản xuất, thực hiện đơn hàng, hợp đồng. Thì người đó (bộ phận đó) sẽ giám sát chi phí trong sản xuất theo như dự toán đã đề ra.
• Ai là người (hay bộ phận nào) tham gia vào quá trình phát triển kênh bán hàng, thì sẽ giao cho người đó nhiệu vụ là gì, để họ (hay bộ phận đó) có trách nhiệm để hoàn thành?
• Ai lả người (hay bộ phận nào) có nhiệm vụ phải cập nhật lại toàn bộ mọi phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch. Và có trách nhiệm lên bảng cân đối thu – chi (cách đơn giản) để cung cấp cho nhà quản trị khi cần.

Cụ thể một số việc của người này (bộ phận này) là:

+ Lập bảng theo dõi nguồn thu: (từ những đơn hàng, hợp đồng ký được) theo dõi rõ ra, đơn hàng nào, hợp đồng nào đã thực hiện, và đơn hàng nào, hợp đồng nào chưa thực hiện.

+ Lập bảo theo dõi chi: Chi chi tiết cho từ đơn hàng, từng hợp đồng.

+ Lập bảng theo dõi công nợ:

     * Chi tiết là theo dõi khách hàng nào còn phải thu? Thu bao nhiêu? và trong bao lâu?

     * Chi tiết là theo dõi công nợ khách hàng cần thanh toán? Thanh toán bao nhiêu? và trong bao lâu?

+ Nếu có thể, hãy theo dõi nguồn vật tư tồn tại kho, để có thể là cơ sở để lên dự toán chi phí cho kỳ tiếp theo. (việc này rất khó làm).

Sau khi các bộ phận đã thực thi, cuối cùng là lấy dữ liệu từ những bảng đã lập theo dõi đó, lên một bảng tổng hợp quá trình sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị chỉ cần nhìn vào bảng này là có thể biết kết quả thu được.

BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Có thể theo dõi ngắn hạn là Quý, hoặc dài lả khi kết thúc một niên độ)

Nếu có thể, thì tổng hợp lên BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN để có thể nhìn bao quát toàn bộ tài sản và nguồn vốn của Doanh nghiệp.

Từ hai bảng tổng hợp trên, Nhà quản trị có thể so sánh kết quả thực hiện quá trình sản xuất, kinh doanh giữa các chu kỳ.

Và nhà quản trị có thể thấy được kết quả của việc thực hiện trên thực tế và trên bảng dự toán là như thế nào? Tốt hay xấu? Là tiền đề để nhà quản trị ra quyết định kế hoạch cho chu kỳ tiếp theo.

III - ĐƯA RA DỰ TOÁN CHI PHÍ VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG – PHÁT TRIỂN DOANH THU

Thực hiện được hai bước trên, là đã thực hiện được điều mà nhà quản trị của Doanh nghiệp cần hướng tới để nắm bắt và phát huy nguồn tài chính của Doanh nghiệp.

Ở phần này, thì các bước thực hiện cũng giống như trên, nhưng nhà quản trị của Doanh nghiệp cần dựa vào các dự liệu trên, để đưa ra kế hoạch sản xuất và kinh doanh một cách đầy đủ hơn. Cũng giống như là đưa ra các chỉ tiêu để cho từng người, từng bộ phận có chức năng, thực hiện trong thời gian tương lai (chu kỳ kinh doanh tiếp theo).
Các bạn có thể tham khảo thêm một số thông tin về kế toán và thuế tại đây

Trân trọng!

Các tin khác

• » Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi kiểm tra quyết toán thuế?  (24/07)

• » Mới thành lập doanh nghiệp xong, nhận được giấy phép rồi mà không biết bước tiếp theo là làm gì? Liên hệ với cơ quan nào?  (23/07)

• » Phân tích mặt lợi ích và hạn chế của việc thành lập Hộ kinh doanh và thành lập doanh nghiệp  (20/07)

• » Xin hỏi về thông tin hoạt động dịch vụ môi giới bán hàng cho công ty nước ngoài bán hàng vào Việt Nam?  (19/07)

• » Tiêu Chí Đánh Giá và Tìm Kiếm Một Dịch Vụ Kế Toán Phù Hợp  (18/07)

• » BƯỚC NGOẶT QUYẾT TOÁN VÀ SỰ KHÉO LÉO CỦA DỊCH VỤ KẾ TOÁN  (17/07)

• » Cái Khó của Doanh Nghiệp Khi Tìm Kiếm Dịch Vụ Kế Toán Uy Tín  (16/07)

• » Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh Doanh nghiệp (người nộp thuế) phải có trách nhiệm thực hiện gì  (25/05)

• » Các trường hợp tính doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp  (22/05)

• » Phân biệt đối tượng chịu thuế và không chịu thuế giá trị gia tăng  (21/05)