Tin tức

Thành lập công ty cần những điều kiện gì?

Để thành lập công ty bạn cần đảm bảo thoả mãn các điều kiện sau

KHI NÀO NÊN THÀNH LẬP CÔNG TY?
Bạn nên thành lập công ty khi:

Công việc kinh doanh của bạn đòi hỏi cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
Bạn cần tư cách pháp nhân để ký kết các hợp đồng mua bán, sản xuất, cung cấp dịch vụ...
Bạn cần phải hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh để đúng theo quy định của pháp luật.

THÀNH LẬP CÔNG TY CẦN NHỮNG ĐIỀU KIỆN GÌ?
Kế Toán Cát Phượng gửi đến bạn các điều kiện sau bạn cần đảm bảo thỏa mãn:

1. NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT VÀ CHỦ SỞ HỮU: Đủ 18 tuổi trở lên, có chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn và không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập công ty.
2. ĐỊA CHỈ CÔNG TY: có địa chỉ được xác định và không thuộc chung cư để ở
3. TÊN CÔNG TY: Tên công ty không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc).
4. VỐN ĐIỀU LỆ: Xác định vốn điều lệ để đăng ký kinh doanh. Vốn điều lệ là số vốn do chủ sở hữu, thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) và được ghi vào Điều lệ công ty.
5. Xác định NGÀNH NGHỀ KINH DOANH: Ngành nghề mà bạn muốn đăng ký phải được pháp luật cho phép cũng như doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện thuộc ngành nghề đó (nếu có).
6. Xác định LOẠI HÌNH CÔNG TY: Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp dựa trên các tiêu chí về trách nhiệm thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế và quy mô doanh nghiệp để đáp ứng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

QUY TRÌNH THỦ TỤC CHUNG ĐỂ THÀNH LẬP MỘT CÔNG TY MỚI:
Một quy trình thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp đối với hầu hết các loại hình công ty/doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại Năm 2023 (Luật doanh nghiệp 2020) (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên) đầy đủ bao gồm 5 giai đoạn như sau:

GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ ĐẦY ĐỦ CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT ĐỂ LẬP HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY.
Trước khi bắt đầu thực hiện các công việc soạn thảo hồ sơ để thành lập một công ty mới, chủ doanh nghiệp cùng các thành viên cần ngồi lại với nhau để bàn bạc và xác định đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thành lập công ty.

1. LỰA CHỌN LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP
Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên mà bạn cần phải xem xét và nắm vững. Chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty. Những yếu tố chính mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp: thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô doanh nghiệp để thu hút nhà đầu tư khác.

Các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH (2 thành viên trở lên), Công ty cổ phần.

2. LỰA CHỌN NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Ngành nghề kinh doanh của một một doanh nghiệp quy định các lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp được phép hoạt động, cũng như các mặt hàng mà doanh nghiệp được phép thể hiện trên hóa đơn giá trị tăng xuất cho người mua hàng. Chính vì thế, bạn cần xác định rõ tất cả các ngành nghề kinh doanh mà công ty sẽ hoạt động trong thời gian tới.

3. ĐẶT TÊN CÔNG TY
Tên công ty là yếu tố liên quan đến việc nhận diện, nhận dạng và mang cả thương hiệu của doanh nghiệp sau này.
Khi đặt tên công ty, tốt nhất bạn nên đặt tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc). Để xác định tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.

4. XÁC ĐỊNH ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY
Xác định địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty.
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Bạn cần lưu ý rằng, căn hộ chung cư (dùng để ở) không thể dùng làm địa chỉ trụ sở công ty để đăng ký kinh doanh.

5. XÁC ĐỊNH THÀNH VIÊN/CỔ ĐÔNG GÓP VỐN
Thành viên/cổ đông góp vốn là những người trực tiếp sở hữu công ty kể từ lúc mới thành lập.
***Bạn cần liệt kê rõ:
Công ty bạn thành lập có bao nhiêu thành viên/cổ đông góp vốn?
Số vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?
Tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?
Dĩ nhiên, thành viên/cổ đông có tỷ lệ vốn góp cao nhất sẽ có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất vơi công ty.

6. XÁC ĐỊNH MỨC VỐN ĐIỀU LỆ
Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) và được ghi vào Điều lệ công ty.
Vốn điều lệ được xác định dựa trên tổng số vốn góp của các thành viên/cổ đông trong công ty.
Bạn cũng lưu ý rằng, mức thuế môn bài hàng năm mà công ty phải đóng được xác định dựa trên mức vốn điều lệ của công ty.

7. XÁC ĐỊNH NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT
Sau khi đã xác định hết những thông tin trên, bạn cần xác định ai sẽ là người đại diện pháp luật của công ty.
Người đại diện theo pháp luật là người do pháp luật hoặc do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định, để đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch như ký hợp đồng, ký các văn bản hồ sơ thuế....
Thông thường, chức danh của người đại diện theo pháp luật trong công ty có thể là giám đốc, tổng giám đốc, phó giám đốc, phó tổng giám đốc.

GIAI ĐOẠN 2: SOẠN THẢO VÀ NỘP HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY
Sau khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục bắt đầu tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều phải chuẩn bị khi thành lập một công ty mới:

1. Giấy đề nghị đăng ký công ty
Giấy đề nghị đăng ký công ty là văn bản với nội dung đề nghị đăng ký công ty (doanh nghiệp mới) gửi đến cơ quan thẩm quyền (sở đăng ký kinh doanh). Mẫu nội dung giấy đề nghị được quy định trong các thông tu hướng dẫn (gần nhất là Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).

2. Điều lệ công ty
Điều lệ công ty là văn bản chứa nội dung thỏa thuận giữa những thành viên đối với công ty (đối với Công ty TNHH, Công ty Hợp Danh) hoặc người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau (đối với công ty cổ phần) cùng được soạn căn cứ trên những khuôn mẫu chung của luật pháp (luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế toán…) để ấn định cách tạo lập, hoạt động và giải thể công ty một cách hiệu quả.

Mẫu nội dung điều lệ công ty được quy định trong các thông tu hướng dẫn (gần nhất là Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).

3. Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn
Bạn cần chuẩn bị 1 bản danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần). Bản danh sách này liệt kê rõ thông tin của từng thành viên/cổ đông cũng như tỷ lệ vốn góp trong công ty mà bạn muốn đăng ký.

4. Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn
Sau khi đã có bản danh sách, bạn cần chuẩn chuẩn bị bản sao của một trong các giấy tờ sau đối với mỗi thành viên/cổ đông:
- Chứng minh nhân dân.
- Căn cước công dân.
- Hộ chiếu.
Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên (cổ đông) của công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp.
LƯU Ý: thời hạn CMND chưa quá 15 năm.

5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
Trong trường hợp công ty thành có vốn góp từ thành viên, cổ đông là người nước ngoài thì cần phải có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư còn hiệu lực.

6. Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức trong nước thì cần nộp kèm Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp, văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền.

Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ tương tự trường hợp tổ chức trong nước nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

7. Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
Trong trường người làm thủ thục không phải là người đại diện pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền để người nộp hồ sơ có thể thay mặt người đại diện thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ.

8. Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Nhiều ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ xin cấp các giấy phép đặc biệt, chẳng hạn như Giấy Chứng Nhận Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm đối với ngành sản xuất hàng thực phẩm, Giấy phép xuất nhập khẩu, đối với hoạt động kinh doanh có liên quan đến xuất nhập khẩu.

GIAI ĐOẠN 3: NỘP HỒ SƠ & ĐĂNG BỐ CÁO

1. Xác định cơ quan đăng ký trực thuộc (nơi tiếp nhận hồ sơ)
Trước hết, người thực hiện cần nắm được rằng cơ quan nào sẽ tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty của bạn. Thông thường, cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch & Đầu Tư trực thuộc địa phương.

Giả sử, công ty bạn đăng ký có trụ sở tại TPHCM, bạn cần đem hồ sơ này đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch & Đầu Tư trực thuộc TPHCM.

2. Nộp hồ sơ & nộp tiền đăng bố cáo
Người thực hiện mang hồ sơ tới cơ quan tiếp nhận để tiến hành nộp. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị khoản tiền để nộp lệ phí đăng bố cáo lúc nộp hồ sơ.

Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện pháp luật của công ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (Điều 12 - Nghị định 01/2021 Về Đăng ký doanh nghiệp).

3. Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

4. Đăng bố cáo
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thay mặt bạn đăng bố cáo trong trường hợp bạn đã nộp lệ phí đăng bố cáo ở bước 2 thuộc giai đoạn này.

GIAI ĐOẠN 4: LÀM CON DẤU PHÁP NHÂN

1. Thiết kế mẫu dấu
Trước khi tiến hành khắc dấu, bạn cần có bản thiết kế mẫu dấu. Bạn có thể tự thiết kế hoặc nhờ đơn vị thứ 3 hoặc cơ sở khắc dấu thiết kế giúp bạn.

2. Khắc dấu
Bạn mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty.

3. Nhận con dấu pháp nhân
Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.

GIAI ĐOẠN 5: THỦ TỤC SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Một doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề không có điều kiện sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu là có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp.

Tuy nhiên theo quy định pháp luật, sau khi có giấy phép Đăng ký kinh doanh thì Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:

1. Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty
Kể từ khi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu lực, bạn cần tiến hành treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty. Bảng hiệu công ty cần đảm bảo các tiêu chí sau:

Phải chứa các thông tin bao gồm: Tên công ty, Mã Số Thuế, Địa Chỉ.
Kích thước: Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà; Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
Vị trí: tại nơi có thể nhìn rõ từ bên ngoài.
Bảng hiệu phải được đặt xuyên suốt tại địa chỉ trụ sở kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty bạn thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở hay giải thể.

2. Đăng ký chữ ký số
Chữ ký số là một ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp thể ký các văn bản, tài liệu điện tử như là việc ký & đóng dấu các văn bản thông thường. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều dùng chữ ký số.
Chữ ký số được dùng trong các trường hợp phổ biến như:
Ký hóa đơn điện tử
Ký tờ khai thuế điện tử
Ký hợp đồng điện tử

3. Đăng ký tài khoản ngân hàng
Mỗi doanh nghiệp cần ít nhất một tài khoản ngân hàng (đứng tên theo doanh nghiệp) để sử dụng trong các trường hợp như: nộp thuế điện tử, nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch khác...

Khi mở tài khoản tại ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại điện theo pháp luật
Quyết định bổ nhiệm kế toán và bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của kế toán (trường hợp công ty đã có kế toán)
Vì thủ tục mở tài khoản tại mỗi ngân hàng sẽ khác nhau nên doanh nghiệp cần liên hệ trước với ngân hàng mà doanh nghiệp dự định mở tài khoản để chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

4. Đăng ký khai thuế qua mạng
Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử (Etax) với tài khoản cấp bởi cơ quan thuế để tiến hành đăng ký các tờ khai cần thiết.
Hệ thống thuế điện tử Etax: https://thuedientu.gdt.gov.vn

5. Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài
Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp lệ phí môn bài ( Mẫu số 01/MBAI theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP).
Mức đóng lệ phí môn bài được quy định như sau:

6. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
Tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.
Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử thông qua dịch vụ chữ ký số, "Từ ngày 01 tháng 7 năm 2013 tất cả các doanh nghiệp trong cả nước phải kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng, nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế".

7. Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử
Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2014. Kể từ ngày 1/9/2014 các doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.

8. Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Cuối cùng người thực hiện thực hiện một số thủ tục khác đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện để đáp ứng đầy đủ về mặt pháp lý, chẳng hạn như xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (ngành sản xuất hàng thực phẩm), quyết định cho phép thành lập trường (đối với ngành giáo dục)...

Kết quả sau khi đã hoàn tất các thủ tục thành lập công ty về mặt pháp lý.
Kết quả nhận được sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp (Đây là toàn bộ tài liệu và hồ sơ để một công ty hoạt động đúng pháp luật và tránh những rủi ro cho doanh nghiệp về sau):

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Con dấu pháp nhân doanh nghiệp và Giấy xác nhận mẫu dấu của Cơ sở khắc dấu.
- Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn, Sổ đăng ký thành viên, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty).
- Hóa đơn GTGT.
- Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&DT.
- Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
- Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế.
- Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.
- Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.
- Token kê khai thuế qua mạng.

Để biết thêm thông tin về việc Thành lập công ty cũng như các việc cần phải làm sau khi thành lập doanh nghiệp thành công.

Quý bạn liên hệ Kế Toán Cát Phượng qua Số Điện thoại | Zalo: 0985 530 657
Chúng tôi rất mong được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của Quý bạn

CHÚC QUÝ BẠN LUÔN MAY MẮN THÀNH CÔNG
DỊCH VỤ KẾ TOÁN CÁT PHƯỢNG